マイナンバー管理

マイナンバーによって変わった給与計算

マイナンバーが導入されたことにより、企業では給与計算の際にも社員のマイナンバーを管理することとなりました。

給与所得の源泉徴収票・健康保険・雇用保険被保険者資格取得届・厚生年金保険被保険者資格取得届などにマイナンバーを記載し、税務署や年金事務所などの行政機関に提出する必要があります。

マイナンバーの取り扱いに関するガイドラインでは、安全管理措置を徹底した上で、従業員からマイナンバーを取得、保管や廃棄などを行うことになっています。

社員のマイナンバーを取得する方法

社員一人ひとりが持っているマイナンバーを取得する機会が最も多いのが「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出の際です。

これは、当年最初の給与の支払いには、前日までに「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出することになっているため。

「給与所得者の扶養控除等申告書」にはマイナンバーの記入欄があるので、社員にはそこに自分だけでなく配偶者や扶養親族の分のマイナンバーも記入してもらうことになります。

ここで気をつけたいのは、企業側はマイナンバーの利用目的をきちんと社員に通知しなければならないという点。

源泉徴収票の作成に用いるのか、健康保険や厚生年金保険などの社会保険に関する書類の作成に利用するのか、はっきりと伝えましょう。

また、企業が社員からマイナンバーの提出を受けるときには、本人確認が必要。

個人番号カード、もしくは通知カード、運転免許証やパスポートなどの顔写真入り身分証明書で確認しましょう。

ただし、中小企業など顔見知りの多い会社の場合は身分証明書が不要のケースもあります。

マイナンバーはどんなところで使われる?

番号利用法(マイナンバー法)によって、個人番号の利用範囲が限定的に定められていれば、マイナンバーは企業で保管し続けることが許されています。

また、法令によって一定期間の保存が義務づけられている「給与所得者の扶養控除等申告書」などのような書類においても、その保存期間中はマイナンバーを保管することが可能です。

つまり、社員から取得したマイナンバーは、その社員が会社を辞めない限りは、源泉徴収票の作成など給与計算においても記入と保管が認められています。

しかし、源泉徴収票の作成などで個人番号利用事務を行なう必要がなくなったり、法令で定められている保存期間がすぎてしまった場合には、取得したマイナンバーはすみやかに削除、廃棄しなくてはなりません。

注意したいのは、社員が会社を辞めた場合は、すぐにマイナンバーを破棄できないという点です。

社員への退職金の支払いには、その社員のマイナンバーが記入された「退職所得の受給に関する申告書」の提出を受けなくてはならないためです。

「退職所得の受給に関する申告書」は書類の保存期間が法令で決められています。

その期間がすぎるまではマイナンバーと一緒に保管しておきましょう。

また、給与計算をする場合、年末調整や法定調書の作成事務などを行うことになりますが、法定調書において支払いを受ける人もマイナンバーの記入は必要です。

支払調書にも同様に安全管理措置などが生じ、マイナンバーの提供を受ける必要があります。

このように、会社で保管するマイナンバーは給与計算と密接に関わっているため、給与計算ソフトとの連動は不可欠。

給与計算ソフトはセキュリティもしっかりしており、マイナンバーの管理機能がついているものも最近は増えてきているので積極的に活用してみましょう。

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セキュリティが重要なマイナンバーの管理

マイナンバーの管理は、機密情報ですので、会社全体でのセキュリティが問われる重要な管理です。

まずは、組織全体でセキュリティ対策を明確にしましょう。とはいえ0から対策を考えるのはとても難しいこと。

特定個人情報保護委員会からガイドラインが策定されているのでそちらを参考にするとよいでしょう。

特定個人情報保護委員会では、「基本方針の策定」と「取扱規定等の策定」のルール作成を推奨しています。

基本方針の策定とは

個人情報を適正に取り扱うために社内でどのように取り組んでいくかの基本方針を決めることを指します。

基本方針で定める項目は以下の通りです。

  • 事業者の名称
  • 関係法令・ガイドライン等の遵守
  • 安全管理措置に関する事項
  • 質問および苦情処理の窓口など

取扱規定等の策定とは

事業者は、どういった事務で個人情報を使用するのか、どこまでが特定個人情報なのか、従事者は誰なのかを明確にする必要があります。

そしてこれらの事務の流れをまとめ、具体的にどのように取り扱うかをまとめておきましょう。

事務担当者が規定を知らないでは意味がないので、教育も忘れてはいけませんよ。

マイナンバーの安全管理措置について

たびたび登場していたマイナンバー「安全管理措置」という言葉が気になっていた方もいたのではないでしょうか。

安全管理措置はマイナンバーの取り扱いに関するガイドラインにも記載されている措置で、情報漏洩の要因を4つに大別して分類しています。

この4つの安全管理措置を徹底していれば、マイナンバーはまず漏洩することはありません。

社員から預かった大切な個人情報ですので、しっかりと管理していきましょう。

組織的安全管理措置

組織的安全管理措置では、会社全体の組織で取り組むべき管理対策をさし、個人情報の管理体制を整えることが掲げられています。

マイナンバーを取り扱う担当者を明確にし、ほかの社員が関われないようなシステムが求められます。

人的安全管理措置

人為的なミスによる情報漏洩やデータの損失防ぐ措置です。

マイナンバーを取り扱う担当者に十分な教育をし、会社がきちんと監督する責任があります。

研修などもこれに含まれます。

物理的安全管理措置

物理的に情報漏洩のリスクを削減するもので、マイナンバーに関する書類の保管場所や事務を行う部屋の隔離、鍵の設置などが挙げられます。

技術的安全管理措置

技術的なセキュリティ対策の強化のことで、パソコンのアクセス権限を限定したり、外部からの不正アクセスやウイルス対策を強化することなどがあたります。

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