【特集】Web給与明細のススメ

Web化・電子化の進む給与明細

給与計算業務には社員の給与明細の発行と送付が含まれています。

この給与明細は毎月社員一人ひとりに送付せねばならず、紙に印刷すると、仕分け・発送・送付など手間とコストのかかるものとなります。

社員の拘束時間も長く、その分を考えて給与計算を早く終わせようと対応する場合も…。

また、社員も受け取った給与明細を自宅で保管することになりますが、勤続年数が長ければ長いだけ給与明細の枚数も増えてしまい、保管方法や保管場所に悩むこととなります。

このような状況で、給与明細の取り扱いに一石を投じたのが電子化です。

給与明細の電子化は給与計算ソフトの機能などで行うことができ、明細をWebブラウザで表示したり、PDFファイルをメールに添付し送信できるようにしたりします。

紙もいらない、保管スペースもいらない、給与明細の電子化。

現在、この電子化への移行は増加し続けており、さまざまな企業がWeb給与明細を導入し始めています。

Web給与明細のメリット

コスト削減

給与明細を電子化すると、明細は社員それぞれが持つログイン画面からWebブラウザを通じて閲覧するか、メールに添付されたPDFファイルなどから確認することとなります。

電子化されていますから、もちろん用紙代や印刷代、郵送費などもかからず、社員が多ければ多いほど大幅なコストダウンが見込めます。

それだけでなく印刷や封かんに費やされる業務時間も短縮されるため、担当者の負担が軽減されるのもメリット。

毎月の明細の配付だけでなく、再発行の手続きにも簡単に応じることができます。

特に、複数の雇用形態を持つ企業や従業員数の膨大な企業の場合は、紙による給与明細の送付業務は非常に時間のかかる作業となってしまうため、給与計算ソフトの導入が推奨されます。

セキュリティの向上

給与明細は個人情報の塊のようなもの。もしも間違った人に送付してしまっては大事です。

また、データそのものは守れても、一旦社員に渡った給与明細書1枚1枚を会社側が管理することはほぼ不可能。社員がきちんと保管することを信じるしかありません。

その点、Web給与明細なら、社員は自分のIDやパスワードをしっかり管理しておくだけで個人情報が保護されます。会社側としても管理しやすく、セキュリティ面の向上が図れます。

給与計算システムとの連携

給与明細のデータは給与計算ソフトと連携させることで源泉徴収や振込といったほかの業務や手続きをスムーズにします。

給与情報がほかの業務とシームレスにつながるため、何度も入力や計算をする無駄が省かれて業務が効率的になります。

給与計算ソフトはネットバンクとの相性も抜群。

勤怠管理機能がついている給与計算ソフトもあるので、給与明細そのものの作成業務が飛躍的にスピードアップするというのも利点です。

計算ミスの減少

Web給与明細は給与計算ソフトを用いて作成されることが大半で、手作業による入力よりも計算ミスなどのヒューマンエラーが防げるというメリットがあります。

給与に関する事柄ですからミスは許されません。

担当者にとっても給与計算ソフトの導入と給与明細の電子化は心の荷が軽くなるシステムです。さらに、勤怠管理機能などを使うことで計算ミスのリスクは減少していくことになります。

スリム化される給与明細の保存と閲覧

毎月配布される紙の給与明細だと、保管していくとどんどん溜まっていく一方のため、捨ててしまう社員も少なくありません。うっかり紛失してしまったというケースもあるでしょう。

そんなとき困るのは廃棄したり紛失してしまった給与明細をあとから確認したいときです。

再発行してもらうという手段もありますが、これだと手続きに時間もコストもかかってしまいます。

一方、Web給与明細であれば過去の給与明細もオンラインで管理されているので保管場所を取ることもなく、いつでも好きなときに自由に閲覧可能となっています。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、外出先からでも確認できるのも強み。

Web給与明細の導入における注意点

給与明細の電子化自体は、会社にとって難しいことではありません。

給与計算ソフトの中にはWeb給与明細機能がついているので、機能を確認してから導入するだけでOK。

むしろWeb給与明細の導入に失敗するケースで多いのは、社員が使いこなすことができないなどの受け取り手の問題です。

そもそも給与明細の電子化は社員の承諾を得なければならないという法的要件があります。そのため、Web給与明細の承諾が得られない社員には個別に従来通りの紙による給与明細を配布しなければなりません。

年配の従業員など、Web給与明細になじめないという人がいた場合には、無理に電子化された給与明細を勧めずに紙による給与明細を渡しましょう。

電子化に疎い従業員によってセキュリティにリスクが発生することも考えられるからです。

Web給与明細の導入には、事前に社員のPCスキルなども把握し、その声にもしっかりと耳を傾けることが大切です。

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