【特集】無料の給与計算ソフト

給与計算ソフトには、無料で利用できるタイプがあります。コストをあまりかけたくない場合、まずは無料ソフトの特徴を知っておいたほうがよいでしょう。ここでは、無料の給与計算ソフトでできることや使い方をみていきます。

無料の給与計算ソフトでできること

無料の給与計算ソフトでは給与明細の作成はもちろん、給与明細の印刷もできます。製品によっては、給与明細メール配信も選べます。年末調整に必要な法定調書や支払調書も無料で作れるのが魅力です。

従業員口座への振込も、無料の給与計算ソフトでスムーズに対応可能です。全国銀行データ通信システム(全銀システム)を取り入れている製品であれば、銀行へ行って給与や賞与を振り込む手間が省けます。
ほかにも、税金や控除額の計算を自動で行ったり、会社法に基づいた請求書・決算書を作成したりできます。さらには無料であっても、データの暗号化や自動バックアップをきちんと行ってくれるソフトが増えました。

ただし優れている機能ほど、最初の1か月~2か月のみ無料といった製品が多いとされています。データ容量の関係上、従業員5人までは無料となり、6人目からは料金が発生する製品もあります。
期間限定で無料提供している有料ソフトなのか、データ容量の少ない無料ソフト版なのか、機能制限も製品によって異なるため注意しましょう。

エクセルで給与計算する方法も

エクセルの給与計算テンプレートをダウンロードする方法もあります。給与計算に必要な書類と、国税庁が準備しているデータを参考にすれば、給与計算ソフトを用いなくても使い慣れたエクセルで給与計算できます。コストをかけずに済むため、一見とても便利なやり方に思えるでしょう。

しかし、給与計算で最も注意しなければいけないのがヒューマンエラーです。いくら計算式が正確であっても、エクセルに手入力をすると間違いが生じてしまいます。

毎月の給与計算と給与明細の発行であれば、エクセルでも問題ありません。そこに税金や控除額、賞与の算出など、さまざまな計算式が加わると、どんどんミスが発生しやすくなるでしょう。従業員の扶養家族や交通費の変更によって、エクセルの計算式も再度見直す必要があります。

経理作業の手間を考えると、エクセルを用いて大幅なコストダウンを図るよりも、給与計算ソフトを導入して時間短縮や人件費削減を意識したほうがよいです。給与計算ソフトならば、複雑な処理にかんしても自動計算で行ってくれます。

必要に応じてフリーソフトと有料ソフトを使い分けよう

少人数の企業であれば、無理に有料ソフトを導入する必要はありません。目安としては、従業員数が5人以下であれば有料ソフトと同等の機能を無料で使い続けられます。毎月の給与計算と印刷程度であれば、エクセルの給与計算テンプレートを用いても問題ありません。

もし会社で多くの従業員を抱えていて、毎月の給与計算以外にも効率化を図りたいのであれば、有料ソフトを検討しましょう。従業員人数が数十人~数百人になると、容量に余裕のあるツールが必要です。また、年末調整や賞与の算出を行う場合、さまざまな計算式を用いるため無料ソフトでは対応できないケースが考えられます。

給与計算ソフトと会計ソフトを連動させたいときにも、有料ソフトが必要になるでしょう。マイナンバー管理や昇給シミュレーション、勤怠管理機能付きの製品があるのも、有料ソフトの魅力です。

無料だからといって、使い勝手が悪いわけではありません。無料ソフトにも、自社の経理作業をスムーズにしてくれる機能が備わっている場合があります。もし無料の給与計算ソフトに求める機能がなければ、有料ソフトを検討してみてはいかがでしょうか?

給与計算ソフトおすすめ5選
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