事務作業を効率化できる給与計算ソフト厳選集 » 給与計算の知っておきたい基礎知識 » 給与計算のお悩みを解決する方法を紹介します

給与計算のお悩みを解決する方法を紹介します

準備するものが多く、計算が複雑な給与計算。専門的な知識が必要で信頼のおける人にしか頼めない業務であるため、人材の確保や育成がうまくいかなかったり、仕事量が多くて困ったりと悩みはつきません。

ここでは、そんな給与計算に必要な準備や流れ、給与計算で起こるよくあるトラブルと解決法を掲載しています。業務の効率化を図りたい、業務のミスを減らしたいという方、必見です。

給与計算の準備と流れ

ここでは給与計算を行うための準備や給与計算の流れについて紹介しています。

給与計算で必要な準備

給与計算を行うためには、計算のもととなる情報や保険料を準備しておく必要があります。

人事データの準備

給与の支給金額を正しく計算するには、まず社員の情報確認が不可欠。基本給や固定的な手当は、勤続年数や年齢、職種や職位、役職などに応じて決まるため、それらに変動がないかを確認しなければなりません。

社会保険料や年金保険料の準備

保険料を控除したり、負担したりする必要があるため、社会保険料や年金保険料を準備しておく必要があります。

労災保険

全額が企業負担で従業員の負担分はゼロ。そのため企業は全額負担しなければなりません。労災保険は業種によって保険料率が異なるので、どの業種に該当するのかを確認しましょう。

雇用保険

従業員と企業が双方で負担する保険。雇用保険料の従業員が負担する分は給与から直接控除します。特に給与計算ソフトを利用する場合は、自動的に雇用保険料を控除する設定になっていることがあるので確認するようにしましょう。

厚生年金保険

厚生年金保険の保険料率は毎年変わっています。給与計算を行う際には、毎年保険料率を変更する必要があります。

健康保険や介護保険

保険料率は所属によって異なります。そのため、自社が利用している健康保険の料率を確認する必要があります。また、40歳以上65歳未満の従業員は「介護保険料」も合わせて控除し、納付する必要があるので確認しましょう。給与計算を行う場合は、対象者を確認することが大切です。

給与計算の流れ

給与計算の大まかな流れは以下の通りです。

1.各種手当や勤怠データなどから総支給額を計算

勤怠データなどから割増賃金や各種手当を加味して総支給額を計算します。割増賃金は「時間外勤務手当」「休日勤務手当」「深夜勤務手当」の支給のために計算。給与を月給で支給している場合は、月給を1ヶ月の平均所定勤務時間数で割って求める1時間あたりの賃金に割増率と割増になる労働時間を乗じて算出します。

2.総支給額から計算した税金や控除額を引いて手取り額を算出

総支給額から計算した税金や控除額を差し引いて、手取り額を計算しましょう。まず、個人の負担すべき社会保険料を計算。課税所得から社会保険料控除額を引いた額を算出し、源泉徴収税額表で源泉所得税を確定します。

3.総勘定元帳などに記入

四半期決算書や決算書を作成するために、総勘定元帳などに給与計算で生じた支払い等を記入します。法人税や消費税の支払金額にもかかわる重要な仕事です。

4.従業員への支払いや保険料や税金の納付

所得税や住民税は従業員への支払い月の翌月10日に税務署へ支払います。社会保険は年金事務所などからくる納入通知書をもとに、振込や小切手、口座振替で月末までに納付。また、ハローワークへ年1回、雇用保険の支払いを行います。

給与計算でよくあるミスやトラブル

ここでは、給与計算でよくあるミスやトラブルし、ミスやトラブルを減らす方法をご紹介します。

入力した人事データが間違っている

給与計算をする上で必要不可欠な人事データ。給与計算を行う前に、そもそものデータが誤っていることがあります。

家族構成の確認や勤務地、住所の確認は重要。それによって、家族手当や所得税額、通勤交通費が変わってきます。結果、給与の総支給額が変動し、標準報酬月額が変更、社会保険料の控除額が変わってくるのです。特に以下の情報項目をしっかりと確認しておきましょう。

  • 氏名(ふりがな付)
  • 性別
  • 生年月日
  • 入社年月日
  • 住所
  • 雇用保険の被保険者番号
  • 標準報酬月額
  • 住民税
  • 基本給、手当
  • 振込口座
  • 扶養家族
  • 勤務地
  • 職種
  • 職位、役職
  • その他の控除項目

通勤交通費の計算を間違える

公共交通機関を利用する場合の通勤交通費は月10万円までは非課税。特にマイカーや自転車を利用する場合は距離によって非課税額が変わりますのでしっかりと確認する必要があります。

社会保険料や年金保険料を準備金の計算を間違えた

社会保険料や年金保険料はなるべく優先的に準備するようにしましょう。そのためには正確に計算することが大切。たとえやむを得ない事情があったとしても社会保険料を滞納すれば高金利の延滞金が課せられます。延滞金をとられないようにするためにも正確に計算し、納めるようにしましょう。

労災保険の計算を間違える

労災保険は業種によって保険料率が異なるため、保険料率を間違えることで納める保険料を間違えてしまうことがあります。自社がどの業種に該当するのかいまいちど確認しましょう。

雇用保険の被保険者にならない人を含めてしまった

基本的には雇用保険料の従業員負担分は給与から控除しますが、条件によっては「雇用保険の被保険者にならない」場合があります。雇用保険の被保険者にならないケースは、65歳の誕生日以降に雇われた者、週の所定労働時間が通常の社員より短く40時間未満かつ1年以上雇用する見込みがない者、週の所定労働時間が20時間未満の者のいずれかです。また、被保険者でも4月1日の時点で満64歳以上であれば、雇用保険料は免除されます。

健康保険料や介護保険料などの控除額を間違えた

健康保険や厚生年金保険、介護保険は被保険者の資格を取得した月から資格を喪失した月の前月までを月単位で納付。そのため、資格喪失日は「退職の翌日」となります。月末退職の場合は、翌月の1日が資格喪失日になり、退職した月の保険料まで控除しなければならないので、注意が必要です。

源泉所得税額を間違えた

源泉所得税は総支給額から非課税交通費を引いた課税所得から社会保険料控除額を引いた額を「源泉徴収税額表」にあてはめて算出します。源泉徴収税額は扶養親族の人数によって控除額が変わります。そのため、扶養親族の人数が誤って書かれていたり、読み間違えたりした場合は税額を間違えてしまいます。

なお、年末調整時には丸扶と呼ばれる「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を従業員に記入してもらい、まとめて税務署に提出。新卒や中途採用がいる場合は、最初の給与が支給されるまでに記入してもらい提出する必要があります。

給与計算でよくあるミスやトラブルを減らすには

給与計算でよくあるミスやトラブルは、入力間違いや計算間違い、法制度の誤認からくることが多いようです。

ミスやトラブルによっては、コミュニケーションをとったり、勉強したりすることで防げます。しかし、シンプルなミスほどなかなか防げないものです。

その点、給与計算ソフトであれば前回の入力データを残す機能があるためデータの間違いを減らすことができますし、自動計算するため簡単な計算ミスや法制度の誤認によるミスを防ぐことができます。

また、給与計算代行サービスであれば、専門家が対応してくれるので、より優位な法制度を利用して給与計算を行ってくれることでしょう。

シンプルだけど防ぎにくいミスが増えた場合は、自動で計算してくれる給与計算ソフトや専門家が計算してくれる給与計算代行といったサービスの導入を検討するのも良いでしょう。

給与計算ソフトおすすめ5選
給与計算ソフトおすすめ5選