給与計算で活用したいツール

給与計算で活用したい3つツール

毎月の給与計算をどのようにしていますでしょうか。エクセルを使う、社労士に依頼する、給与計算ソフトを利用するなど、様々な方法があります。ここでは、それぞれのメリット・デメリットを紹介したうえで、おすすめのツールを紹介しています。

エクセルで管理

メリット

エクセルをはじめとする表計算ソフトは、手軽に始められるツール。WindowsOSがインストールされているパソコンには、既にソフトがインストールされていることが多いので、ファイルを他のパソコンにコピーして、複数人で作業することができます。

また、ソフトウェアの更新料が基本的にないため、なるべくお金をかけずに給与計算をすることが可能。従業員数が数名から数十名の企業なら、エクセルを利用して給与計算や明細を作成するのも良いでしょう。

ほかにも、ファイル操作の汎用性が高いので、エクセルを操作するスキルさえあれば、様々な計算を自動化できます。マクロを組めば、ボタンひとつでお好みの結果を表示することもできますよ。

デメリット

エクセルの最大のデメリットは、正確性の担保が難しいことです。給与を計算する場合、給与計算担当者が手入力で計算式を作成する必要があります。特に雇用体系や労働条件が異なる場合、どうしても計算をミスしやすいのが現状です。

また、税率や保険料の変更があった場合、より正確に計算するのが難しくなります。保険料の改定や法改正は別々のタイミングで起こるもの。全てを把握するのは難しいことを考えると、経理担当者がエクセルで給与計算するのは困難と言えるでしょう。

給与計算ソフトで管理

エクセルの代替ツールとして真っ先に思い浮かぶ給与計算ソフト。ここでは、インストール型の給与計算ソフトとクラウド型の給与計算ソフトのメリット・デメリットをご紹介します。

インストール型のメリット

エクセルだと多くの手入力が必要であるのに対し、給与計算ソフトでは手入力がほとんどいりません。手入力が減ることで、業務効率もアップ。エクセルのように計算式を何度も入力する必要がないので、計算の正確性も向上します。

また、税率や保険料の変更があった場合、ソフトウェア販売会社がバージョンアップで対応。経理担当者が税率や保険料に関する情報収集をし、計算式を変更するといった手間がありません。

インストール型のデメリット

法改正の対応でバージョンアップした場合、更新料や再購入費がかかってしまいます。税率や保険料の変更は年に1回以上あることが多いもの。ですから、そのたびに更新料や再購入費がかかったり、アップデートの手間がかかったりしてしまうのです。

また、インストール型の給与計算ソフトは、データの多くが自社のパソコンに保存されている場合が多く、パソコンが故障した場合、一緒にデータも破損・消失してしまうことが多いようです。大切なデータですから、トラブルに備えて、日頃からバックアップしなければなりません。

クラウド型のメリット

クラウド型の給与計算ソフトは、税率や保険料の変更があった場合、すぐに自動でアップデート。そのため、手間をかけることなく、法改正に対応することができます。

また、バージョンアップの更新料や再購入費がかからないのも特徴。給与計算ソフトの毎月の使用量だけで最新のバージョンを常に使用することができるのです。

ほかにも、クラウド型の給与計算ソフトの場合、データがクラウド上にあるため、バックアップが全て自動で行われます。そのため、個別で保存する必要がありません。万が一、自社のパソコンが故障しても、クラウド上にデータが残っているため、新しいパソコンからすぐにアクセスすることができます。

クラウド型のデメリット

クラウド型の給与計算ソフトはインターネットを介して使用するため、大きなデータを大量に処理する場合は、処理が遅くなる場合があります。もし、従業員規模が大きな会社であった場合は、予めサービスを提供する会社に対応人数が何人まで大丈夫かを確認しておく必要があります。

社労士に依頼

メリット

社労士に給与計算を依頼した場合、社会保険労務の専門知識を持つ人が業務にあたるので、計算の正確性が保証されると言えるでしょう。法改正などの情報収集の点でも安心。特に給与計算をする際、雇用保険や健康保険、厚生年金保険の法改正に対応することが必要不可欠です。その点、社労士なら社会法兼労務の専門家なので安心してお願いすることができます。

デメリット

社労士にお願いする時のデメリットは、自社で給与計算を行う場合にくらべて費用が高いこと。専門家へ依頼すると考えると当然のことと言えます。

また、給与計算は1年を通して継続的に行う業務です。その性質上、社労士との付き合いは長くなりやすいもの。もし、自社と合わない社労士にお願いしてしまった場合は手続きでいろいろと苦労します。通常業務を行いながら他の社労士を探すのもなかなか大変ですので、社労士にお願いする時は、慎重に自社に合う社労士を選びましょう。

社会保険労務士は社会保険労務の専門家。そのため、税務等の業務は専門外であるため、税務はまた別に税理士にお願いしなければなりません。そのため、社労士に給与計算をお願いした後に、税理士に税務をお願いすることとなり、結果的にかなりお金がかかってしまうこともあります。

おすすめはクラウド型の給与計算ソフト

エクセル、給与計算ソフト、社労士に依頼など、給与計算をすると一言にいっても様々なツールがあります。大切なのはたくさんあるツールのなかから、それぞれの会社の状況に合ったツールを選ぶこと。もし「従業員数が100~1,000人規模の企業で、かつ手間がかからず効率的にコスト削減を図りたい」と考えているなら、クラウド型の給与計算ソフトがおすすめです。手間をかけずに、正確な給与計算サービスを受けることができます。

また、現在はクラウド型の給与計算ソフトを導入する企業が増加しています。それも、パソコンの性能が向上し、インターネットが発達したおかげで、「導入や運用が簡単」「動作が早く、安定している」「価格が安い」といった条件を満たしたクラウド型の給与計算ソフトが増えているからです。なかでも、操作メニューがシンプルで、業務の流れに沿ったわかりやすい配置の給与計算がおすすめです。当サイトでもクラウド型の給与計算ソフトをご紹介していますので、興味のある方はぜひご確認ください。

給与計算ソフトおすすめ5選
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