機能

給与計算ソフトの主な機能

給与計算ソフトの主な機能は、給与管理、賞与管理、社会保険・労働保険、年末調整、マイナンバー管理など。

給与計算ソフトを使用すれば、「給与管理」も簡単に行うことができます。出勤時刻や退勤時刻を自動集計する機能があるソフトも多いので、タイムレコーダーと連動させることで、手間と時間を一気に軽減することができます。ただし、給与計算を設定し、各人の情報を入力するのが一般的です。

「賞与管理」機能では賞与明細書などを簡単に印刷。予算を基に賞与を算出したり、昇給をシミュレーションしたりすることができます。各人の給与計算に使用するデータの入力と一緒に行われることが多いようです。

「社会保険・労働保険」機能では複雑な社会保険計算を自動集計。事業主負担分の保険料も一緒に集計できます。関連する各種の届出書類も簡単に発行。「給与管理」機能や「賞与管理」機能と連動して「社会保険や労働保険」が計算されます。

「年末調整」機能は申告データを入力するだけで自動計算されます。ソフトによっては、昨年のデータを引き継ぎ、一部編集するだけで届出書類の印刷が可能。「給与管理」機能や「賞与管理」機能のデータと連動、年末調整に別途必要な情報を入力して計算することが多いようです。

「マイナンバー管理」機能では、従業員や家族のマイナンバー登録から廃棄まで一元管理できることが多いようです。ソフトによってはセキュリティを強化し、個人情報が漏れないようしっかりとガード。安心して給与計算ソフトを利用することができます。

必要最低限な機能はそろっている場合がほとんど

多くの場合、給与計算ソフトには必要最低限の機能が搭載されています。

一例をご紹介しましょう。

月例給与管理

給与明細書、給与管理台帳、給与集計表、給与一覧表、給与内訳一覧表、給与勤務一覧表、勤務集計表、金種表、振込データ一覧表、地方税納付一覧表、住民税市区町村別明細表、介護予定者一覧表、給料表、雇用保険被保険者離職証明書、源泉徴収票

賞与管理

賞与明細書、賞与管理台帳、賞与集計表、賞与一覧表、賞与内訳一覧表

有休管理

有給付与情報一覧表、有給付与繰越計算書

社会保険

社保データ一覧表、社会保険料計算書、社会保険料一覧表、標準報酬月額改定通知書、算定基礎届、月額変更届、産前産後休業終了時報酬月額変更届、育児休業等終了時報酬月額変更届、算定基礎届総括表

労働保険

労働保険料一覧表、確定保険料算定基礎賃金集計表

年末調整

保険料控除申告書、扶養控除等(異動)申告書、年調データ一覧表、確定申告者リスト、年税額計算書、過不足額通知書、賃金台帳、支払調書、法定調書用資料、給与支払報告書総括表

給与計算も勤怠管理もできるソフトも

あまり数は多くはないですが、給与計算ソフトの中に勤怠管理もできるものがあり、とても便利です。

勤怠管理つきだと給与計算ソフトをわざわざ勤怠管理システムと連携させる必要もなく、1つのソフトで管理できるのが魅力。

ほかにも給与計算ソフトには機能豊富なもの、逆に機能を減らしてシンプルに扱えるものなどさまざまあります。

単に複数の機能が使えるから、値段が安いからで選ぶのではなくて、給与計算ソフトは自社に必要な機能がそろっているかどうかをまず確認してから選ぶようにしましょう。

給与計算ソフト導入のメリット

給与計算ソフトを導入すると様々なメリットを享受することができます。

業務の効率化やコスト削減

給与計算ソフトを導入すると業務の効率化が図られ、コスト削減につなげることができます。特に中小企業向けの製品は価格の安いものが多いため、わずかな投資で非常に大きなコスト削減効果を得ることができるのです。

給与計算業務は会社を運営するうえでなくてはならない重要な業務。場合によっては、法律などの専門知識を必要とするため、時間や人員がどうしても必要です。その必要なコストを少なくする方法のひとつが給与計算ソフトを導入すること。様々な経理業務が自動化されるため作業量を減らすことができます。

例えば、給与明細の発行は社員数が多いほど作業負担が大きくなります。同じように年末調整や社会保険の計算も人数が増えれば増えるほど作業量が増大。給与計算ソフトを利用すれば、給与明細を従業員にメールで自動配布したり、年末調整や社会保険を自動で計算したりできるので、作業量を一気に減らすことができます。

実際、経理業務を人事部が兼任している企業も少なくありません。しかし、経理業務に追われてしまうと人事部の本来の仕事である人材のマネジメントや組織力向上の支援に集中できません。そこで経理業務の効率化が図れれば、人事部の人員を本来のコア業務に充てることができるようになるのです。

法令改正への迅速な対応

給与計算ソフトを導入すれば、法令改正への迅速な対応が可能になります。特に頻繁に改正される労働関連の法令や社会保険を正しく把握し、給与計算業務を行うのは負担が大きいもの。その点、給与計算ソフトを活用すれば、法令や制度などの急な改正があった場合は、修正プログラムをアップデートしてくれるので、法令改正に迅速に対応することができます。契約によっては、アップデートする際に料金がかかる場合もありますが、クラウド型の給与計算ソフトの多くは無料で対応してくれるので、安心してサポートを受けることができます。

人に依存する業務の削減

給与計算ソフトを活用すると、複雑な給与制度や関連法規を理解せずとも入力が可能になるため、「Aさんだけしかできない」といった具体に、人に依存する業務を削減することができます。人に依存する業務である属人的業務が少なくなれば、経理業務のスペシャリストを多く配置する必要がないため、コスト削減にもつながります。

経理業務は専門的な知識や頻繁にある法令改正に対応する必要があります。そのため、経理業務のスペシャリストを配置する必要があり、担当者を容易に異動することができません。人数が多い会社であれば、複雑な経理業務をひとりで終わらせることが難しいため、経理業務に詳しい人材の確保や人材の育成が必要です。

その点、給与計算ソフトを導入すれば、いままでほど法令や制度の改正を意識しなくて済みます。自動で計算してくれる箇所も多いので、これまでのような経理業務のプロフェッショナルでなくとも対応できるようになります。もちろんソフトウェアを理解する必要はありますが、クラウド型の給与計算ソフトなどの使い方がより簡単になってきているので、心配ありません。属人的なリスクが解消されることでコスト削減につなげられます。

従業員の利便性向上

給与計算ソフトを利用すると従業員の利便性も向上します。製品によっては、製品によっては、各種の書類を従業員にメールで自動送信。いつでも好きなタイミングで書類を確認することができます。各自で印刷ができる場合もあるので、従業員にとっての面倒な手続きを減らせます。また、給料額を確認したい時に確認できるので、モチベーションの向上にもつながることでしょう。給与に関する各種申告書などをネット経由で提出できるようになったため、従業員にとって面倒な書類の作成時間や提出の手間も大きく削減できるようになったのです。

給与計算ソフトおすすめ5選
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